11月22日，OffiSmart Summit上海國際智慧辦公及空間管理峰會在上海浦東卓美亞喜瑪拉雅酒店成功舉辦，以“聚焦行業(yè)生態(tài)格局煥新，賦能智慧辦公全面落地”為主題。此次峰會由上海國際智慧辦公展覽會（SSOT）主辦，全聯(lián)房地產商會寫字樓分會聯(lián)合主辦。
知行曉政CEO蔡家偉先生從企業(yè)行政、IT、采購、HR這些終端客戶需求的角度出發(fā)做分享，提到“5W2H分析法”，從方法論逐個分析企業(yè)在智慧辦公上的需求到底是怎樣的，包括數字化轉型、低碳辦公生活方式等。
以下為部分蔡總發(fā)言：
大家好，我們公司知行曉政就是專注在企業(yè)行政、IT、采購、HR這些終端客戶做私域運營的平臺，我們給他們提供各種各樣的服務，包括內容、咨詢、職業(yè)成長以及企業(yè)所需要的各種供應商。
基于這樣的平臺，我們非常地關注企業(yè)在辦公上各種需求，包括數字化轉型、低碳辦公生活方式等等。所以SSOT在之前跟我溝通的時候特別希望我能夠從企業(yè)終端客戶的需求做一些分享。
提到產品經理，今年有很有意思的現(xiàn)象，有很多的企業(yè)行政、企業(yè)地產、FM這些部門他們都在招聘自己的產品經理，這件事情是讓我有點吃驚和意外的，也有很多來自各種廠商、解決方案的乙方，他們的人也有很多跳槽到甲方做他們關于辦公的產品經理。
為什么會出現(xiàn)這樣一個角色呢？聊到產品經理我們的角色都是這樣的，要不像喬布斯一樣做產品，像蘋果這樣的智能硬件他稱之為產品經理，要么像張小龍做數字化的軟件應用。這類產品在我們傳統(tǒng)的理解里都是要銷售的、偏業(yè)務型的經理才叫產品經理，但是對于企業(yè)行政、FM運營、地產RE等等，我們過去一直說我們要有用戶思維、運營思維，要懂用戶的需求，沒想到這一天來得這么快，我們做后臺服務的角色他們都開始轉型做產品經理了。
這是我們平臺服務的行政、FM包括企業(yè)地產RE以及HR等等，這些后臺服務人員的運營整個服務生態(tài)，從地產開始，做地產的租賃、基建、裝修、運營服務和員工服務，是整個企業(yè)全生命周期的，整個辦公場景是相當復雜以及相當多元，并且在復雜的生態(tài)當中還有各種不同的決策人，有老板、員工、行政、FM這樣管理職能的人，也有來自客戶外部的人。作為一個真正做智慧辦公的產品經理應該怎樣做策略的思考？怎樣成為真正優(yōu)秀合格的產品經理呢？
我們既然要做產品經理就要用最專業(yè)的思維去分析，這有一個“5W2H分析法”，料需求要從方法論挨個分析企業(yè)在智慧辦公上的需求到底是怎樣的，我們可以具體來看。
一、WHAT？所謂何事？
我們考慮智慧辦公之前要考慮最重要的問題是當下企業(yè)經營和發(fā)展過程當中我們面對的問題是什么，以及當下階段我們核心需求、核心目標是什么，只有理解清楚我們的目的、需求才能真正地為后續(xù)所有的工作制定方案、指明方向、形成戰(zhàn)略性思考。
過去我們聊過很多企業(yè)辦公的需求，這邊沒有顯示全，包括我們過去經常聊的，要做體驗，要加強辦公的體驗，讓員工獲得更多的便利性和幸福感，以及過去我們經常說通過智慧辦公提高品牌的形象、提高雇主品牌等等。但是隨著社會需求不斷的迭代，隨著我們不斷地發(fā)展，我們的需求做了傾斜�，F(xiàn)在我們考慮的是怎樣做效率的提升以及怎樣控制成本，出于安全的考量，以及現(xiàn)在的環(huán)境，我們有遠程辦公和靈活辦公的需求，在雙碳的背景下我們要做節(jié)能減排，達到碳中和。每一個企業(yè)在發(fā)展過程中面臨的需求不一樣以及當下的問題不一樣，我們就會在后續(xù)做智慧辦公落地的時候形成截然不同的解決方案。
這是第一步，與其告訴大家我們當下的需求是什么不如告訴大家你具體的分析方法是什么。
二、WHY？為什么要做智慧辦公？
剛才我們做了分析需求，我們有需求我們就要降低成本，提高效率，一定要做智慧辦公嗎？并不是，智慧辦公是實現(xiàn)目的的手段而不是目的，降本等效有一萬種方法，所以這個時候我們要考慮智慧辦公的不可替代性和理由，比如說有些老板說只有些功能只有智慧辦公的技術手段才能實現(xiàn)，或者是投入產出比很高的手段，我們要想清楚在當下階段基于當下的需求為什么選擇智慧辦公，只有這個問題想清楚了我們說服自己才說服老板，才能在后期持續(xù)工作中把握方向，才不會走偏。
三、WHO？為誰服務？
有老板、員工、中后臺職能部門、客戶等等，不同人群對于智慧辦公考量點是不一樣的，對于最終產生效果反饋的話語權也是不一樣的，真正對這件事情產生影響的是誰？有可能是老板，也有可能是員工，員工吐槽很難受，員工在群里說這個東西不好用行政面臨的挑戰(zhàn)是非常大的，作為產品經理要考慮清楚我們產品最終為誰服務，怎樣解決員工在未來所有工作過程中有可能產生的問題。在座有很多智慧辦公解決方案的廠商，如果我們能夠站在行政的角度，站在這些決策人的角度考慮他們所考慮的問題，替他們想到未來員工可能會發(fā)生哪些問題，或者老板有哪些挑戰(zhàn)，我們就會跟這些決策人員有更好的溝通。
四、WHEN？要多少時間？
時間也是成本，不僅僅是資本投入是成本，時間更是。對于一個公司來說我們要了解我們公司愿意為智慧辦公投入多長時間，因為任何智慧辦公的產品都不是一蹴而就的，我們需要給他們階段來實施，并且了解他們這些產品落地時間是多少。我們不能一蹴而就要優(yōu)先做什么，然后一步步迭代，這樣才能以后跟老板更好的匯報，才能落地實施有更好的效果。
五、WHERE？在哪做？
了解到時間的規(guī)劃我們要看具體到哪個場景去做，對于這一塊我更愿意參考騰訊在內部管理系統(tǒng)搭建有一個“十字象限”方法論。從需求最低到需求最高，這是橫坐標；第二是投入產出比最好效果的縱坐標，從效果投入產出比最低到投入產出比最高。
對于做決策人來說優(yōu)先需求最強以及效果最好的象限，有哪些屬于這個象限？可能從整個能效的角度，如果要提高需求就需要節(jié)約成本，要低碳，基于能源的管理可能就是當下優(yōu)先級最高的場景。如果對于員工的辦公需求和辦公體驗最關注的，我們就要把投入產出和需求最強的地方放在這個地方。
任何一個方法都并不是空穴來風，都并不是拍腦門來決策的，有一個非常嚴謹的方法論，我們按照這個邏輯來思考。
一、HOW？我們怎樣做？要用哪些技術？
我對于技術的了解遠遠沒有大家這么深，之所以講技術，現(xiàn)在做智慧辦公技術非常多，不同的技術對應不同的產出效果，對于企業(yè)來說到底選用哪些技術，可能一個功能有多種技術都能滿足。
有一個例子，一個企業(yè)需要解決每一個衛(wèi)生間坑位的被占情況，可以通過紅線外以及感應的方式，這家公司研究的以及供應商推薦的方式是通過紅外線傳感器監(jiān)測里面運動動態(tài)選擇每一個坑位被使用的情況，這個技術首先是成本蠻高的，每一個格間都要布置傳感器。另外一個問題是有時候傳感器并沒有那么靈敏，比如人在里面有一段時間沒有運動傳感器就監(jiān)測不到，會有誤差。他們考量市面上非常多的技術，最后選擇了非常笨和傳統(tǒng)的方法就是在門鎖上裝控制器，門鎖一關就知道這個衛(wèi)生間被人使用了，最后發(fā)現(xiàn)這個不僅節(jié)約成本而且準確率特別高。我們要真正了解解決這個問題的最高性價比是什么。
二、HOW MUCH？花多少錢？
在現(xiàn)在的形勢下企業(yè)都在考慮如何降本增效，如何降低成本。對于我們廠商和服務商來說，面對企業(yè)客戶來說一定要幫助企業(yè)思考這個問題，怎樣能夠在我們方案里盡量幫助企業(yè)節(jié)約成本，幫助他們達到最好的效果，這一定是企業(yè)最希望看到的。
我想分享一個我之前參觀的案例，在北京龍湖的智慧總部，我當時參觀這個項目覺得非常好，整個項目是城市更新舊改的項目，從項目基建的時候就把智慧辦公運用到了極致，以及在后期運營過程中，在智慧運營的部分也達到了非常好的效果，同時關注了員工的需求，達到了一系列智慧的場景。
我之所以放龍湖案例并不是龍湖智慧辦公案例多么超前和未來感，我覺得他做得好的地方就是他運用產品經理的思維打造了非常符合他企業(yè)需求的智慧辦公體驗。
首先第一個，從智慧服務的角度來講，他們給員工提供自主的工卡機，員工可以通過這臺機器自主更改自己工卡上的照片、補辦丟失的工卡等等，這樣既可以節(jié)約企業(yè)的服務成本，也可以極大地便利員工，包括他有自動的終端機給員工提供發(fā)票報銷的便利，員工不需要把發(fā)票交給財務了，員工線上提交發(fā)票，線下把發(fā)票投遞到機器里面當天下午就可以報銷，非常方便。
他做智慧辦公就是為了節(jié)約成本，他在財務測算當中把每一個投入，包括智慧閘機的投入，都會核算到幾年時間人力成本上去，從而計算是不是節(jié)約更多保安的人力、接待的人力等等。
我個人認為，他們能夠真正站在企業(yè)需求以及員工需求打造的智慧辦公的體驗，并不追求所謂高大上或者花哨。
來 源：房訊網
